Постановления

29.03.2013 11:09 Постановление № 20

 

 

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ КОЩИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 29 марта  2013 г.                               №  20

 

 

Об утверждении положений о

ведомственном архиве и экспертной комиссии

 

         В соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России с целью учета, обеспечения сохранности, подготовки и  своевременной передачи документов на государственное хранение:

         1.Назначить ответственных:

- за ведение архива Администрации Кощинского сельского поселения Каменеву А.И., специалиста Администрации Кощинского сельского поселения;

- за ведение делопроизводства Администрации Левченкову И.В., инспектора Администрации Кощинского сельского поселения;

         2.Для организации проведения работы по экспертизе ценности документальных материалов и их отбору для дальнейшей передачи на государственное хранение утвердить постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

- Филатова Н.В., ведущий специалист Администрации Кощинского сельского поселения, председатель комиссии;

-  Каменева А.И., специалист Администрации Кощинского сельского поселения , секретарь комиссии;

         Члены комиссии:

-  Левченкова И.В., инспектор Администрации Кощинского сельского поселения;

- Левченкова А.Н., главный бухгалтер Администрации Кощинского сельского поселения;

-   Рассохина С.М., инспектор  Администрации Кощинского сельского поселения;

         3.Утвердить положения о ведомственном архиве (приложение № 1) и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) (приложение № 2).

 

Глава муниципального образования

Кощинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                                   П.А. Попов                                                    

 

 

 

Приложение № 2 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)  Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской                      области

1. Общие положения.

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности образующихся документов Администрации Кощинского сельского поселения и подготовке их к передаче на государственное хранение создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их Главой муниципального образования Кощинского сельского поселения, а в необходимых случаях и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

1.3. ЭК назначается постановлением Администрации муниципального образования из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается лица, ответственные за делопроизводство и за архив. Ответственный за архив является одновременно секретарем комиссии.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства об Архивном фонде РФ и архивах, постановлениями Правительства РФ, соответствующими нормативами документационного обеспечения управления, приказами, инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России и Департамента Смоленской области по культуре и туризму, перечнем документов с указанием сроков их хранения, нормативно-методическими документами и настоящим положением.

1.5. Положение об экспертной комиссии (ЭК) утверждается   постановлением Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района  Смоленской области.

2. Функции экспертной комиссии (ЭК)                               

2.1.Организует и проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве.

2.2.Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

- графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение:

- сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- описей дел по личному составу;

- актов о выделении к уничтожению, находящихся в ведомственном архиве документов, сроки хранения которых истекли.

2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке документов для последующего хранения.

2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями и выносит решения на утверждение ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

3. Права экспертной комиссии (ЭК).

3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке к передаче на архивное хранение.

3.2. Требовать от исполнителей розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив и предоставления письменного объяснения в случае утраты.

3.3. Запрашивать от работников, отвечающих за ведение дел, сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации лица, ответственного за производство и архив о качестве оформления

документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.

3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультанта и
эксперта работников Департамента Смоленской области культуре и туризму.

3.6. Информировать руководство Администрации муниципального образования по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

 

4. Организация работы экспертной комиссии.

4.1.Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному Главой Администрации Кощинского сельского поселения и отчитывается перед ним о своей работе.

4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год.

4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

4.5. Обязательному утверждению ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму подлежат: решения ЭК об одобрении описей на дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет); описей на дела по личному составу; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и номенклатурами дел.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район»Смоленской области                                                                      ______________Д.А.Петракова
« _____»   _________2013 г.

 

 

                

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

                                   ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ      

Администрации Кощинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области

 

1. Общие положения

1.1. Документы Администрации Кощинского сельского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования.

До передачи на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования эти документы временно в пределах, установленных «Положением об Архивном фонде Смоленской области и архивах», хранятся в архиве Администрации Кощинского сельского поселения.

1.2. Администрация Кощинского сельского поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации Кощинского сельского поселения.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Кощинского сельского поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Администрация Кощинского сельского поселения для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в архивный отдел создает ведомственный архив муниципального образования. Администрация Кощинского сельского поселения   обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. Ведение архива возложено на лицо, ответственное за архив.

1.5. В своей работе архив Администрации Кощинского сельского поселения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства  Администрации Кощинского сельского поселения, правилами и другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной
службы России, методическими указаниями Департамента
Смоленской области по культуре и туризму, архивного отдела
Администрации муниципального образования и настоящим
положением.

1.6. Положение об архиве Администрации Кощинского сельского поселения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается  Администрацией муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области по согласованию с архивным отделом Администрации муниципального образования.

1.7. Архив Администрации Кощинского сельского поселения работает по планам, утвержденным Главой Администрации муниципального образования и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава Администрации муниципального образования.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет архивный отдел Администрации муниципального образования.

2. Состав документов архива:                        

 В архив поступают:

2.1.законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации Кощинского сельского поселения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений - предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Администрации Кощинского сельского поселения;

2.4. научно-справочный аппарат   к документам архива.

 3. Задачи и функции архива:

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом   2  настоящего положения;

3.1.2.учет, обеспечение сохранности, ежегодный сбор описей образовавшихся дел из подразделений и создание сводной описи дел постоянного хранения, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на архивное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной службой России;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Кощинского сельского поселения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами осуществляет  архив следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Администрации Кощинского сельского поселения; обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с архивным отделам
Администрации        муниципального образования «Смоленский район» график
представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии Департамента Смоленской области по культуре и туризму (в
дальнейшем ЭПК) и передачи документов Архивного фонда РФ на
архивное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение архивного отдела Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, редактирует историческую справку по Администрации Кощинского сельского поселения;

3.2.6. организует использование документов:

- информирует руководство и работников Администрации Кощинского сельского поселения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации Кощинского сельского поселения;

3.2.8. совместно со службой делопроизводства  составляет номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства;

3.2.10. ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального образования сведения о составе и объеме документов в форме Паспорта ведомственного архива;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальные архивы документы Архивного фонда РФ.

 4. Права архива.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1 контролировать в структурных подразделениях выполнение установленных правил работы с документами Администрации Кощинского сельского поселения;

4.2. запрашивать от структурных подразделений и должностных лиц Администрации Кощинского сельского поселения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.Ответственность ответственного за ведение архива                                                       

Ответственный за ведение архива Администрации Кощинского сельского поселения совместно с Главой муниципального образования Кощинского сельского поселения несут ответственность за :

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов, а также самовольное внесение изменений в архивные документы с законченным делопроизводством, либо в утвержденные описи дел постоянного хранения;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

 

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район» Смоленской области                                                  

                                                                             ________________Д.А.Петракова
« _____ »   __________ 2013 г.