Постановление

30.09.2019 12:42 Постановление № 43 от 27.09.2019

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ КОЩИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

                                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ          

 

От 27 сентября 2019 года                  № 43                           

 

 

Об утверждении Положения об архиве Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

 

   В целях обеспечения сохранности, учета, систематизации документов, формирования и оформления дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Администрация Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

 

Постановляет:

 

1. Утвердить Положение об архиве Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области согласно приложению  № 1.

2.   Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации   Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

 

 

Глава муниципального образования

Касплянского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                                  Н.В. Филатова

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                     Утверждено

 постановлением Администрации

Кощинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области

от 27 сентября 2019 г. № 43

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ                                                                 

  Администрации Кощинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области

 

1. Общие положения

1.1 Документы Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования.

До передачи на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области эти документы временно в пределах, установленных «Положением об Архивном фонде Смоленской области и архивах», хранятся в архиве Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.2 Администрация Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в её деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район».

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в архивный отдел, производятся силами и за счет Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Кощинского сельского поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3 Администрация Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в архивный отдел создает ведомственный архив муниципального образования. Администрация Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области  обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. Ведение архива возложено на лицо, ответственное за архив.

1.5. В своей работе архив Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области   руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, правилами работы ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, методическими указаниями Департамента Смоленской области по культуре, архивного отдела Администрации муниципального образования и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области   разрабатывается в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организации и утверждается Администрацией Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области   по согласованию с архивным отделом Администрации муниципального образования «Смоленский район».

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава муниципального образования Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.              

1.8.   Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области осуществляет архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

 

2. Состав документов архива

 

                     В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений – предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчинённых Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.   

2.4. Научно-справочный аппарат   к документам архива.

 

3. Задачи и функции  архива

3.1.Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом   2  настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, ежегодное составление   описей образовавшихся дел Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области   и создание описи дел постоянного хранения, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на архивное хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным законом № 125 ФЗ;

3.1.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает, учитывает и хранит подготовленные и оформленные документы. Ежегодно, не позднее 1 года после завершения делопроизводством,  обрабатывает к архивному хранению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организации;

3.2.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области,   архивного отдела  Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре;

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, редактирует историческую справку Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по факту внесения изменений в название учреждения по итогам года.

3.2.5. Организует использование документов:

- информирует Главу и работников Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в присутствии сотрудников Администрации Кощинского сельского поселения - исполняет запросы организаций и заявления граждан на хранящиеся архивные документы;

3.2.6. Участвует в работе экспертной комиссии Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

3.2.7. Составляет номенклатуру дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также обработку дел к передаче в архив муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

3.2.8. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального образования  «Смоленский район» Смоленской области сведения о составе и объеме документов архива Кощинского сельского поселения в  форме Паспорта ведомственного архива.

 

4. Права архива.

 

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

 

5. Ответственность за ведение архива

                                         

5.1. Должностное лицо, ответственное за ведение архива совместно с Главой муниципального образования Кощинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату, несанкционированное уничтожение, а также самовольное внесение изменений в архивные документы, либо в утверждённые описи дел постоянного хранения с законченным делопроизводством;

- необоснованный отказ в приёме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций и подразделений при ликвидации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

 

СОГЛАСОВАНО:
начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район»

Смоленской области                                      Д.А.Петракова ______________.

«____» _________ 20__ г.